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为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。

五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

六、文件资料档案的保管、查阅。

1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

一、档案保管的内容和要求

（一）档案保管的内容

档案保管是维护档案完整与安全的活动，指采取一定的管理方式和技术手段对档案进行科学管理与保护，以维护档案的完整与安全，最大限度延长档案寿命的工作。其主要内容包括三个方面：

1.档案库房管理

2.档案流动过程中的保护

3.保护档案的专门措施

（二）档案保管的基本要求

1.以防为主，防治结合

2.加强重点，照顾一般

二、档案保管的基本条件

档案保管工作基本的物质条件主要有：档案库房、档案装具、档案保管设备和档案的包装材料。

（一）档案馆（室）建筑

1.档案馆建设规模和构成

档案馆应按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》设计建造。档案馆建筑由档案库房、对外服务用房、档案业务和技术用房、办公室用房和附属用房及建筑设备组成。

2. 档案馆的选址

档案馆的选址应符合下列要求：应选择工程地质条件和水文地质条件较好地区；应远离易燃、易爆场所，不应设在有污染腐蚀性气体源的下风向；应选择交通便利，城市公用设施比较完备的地区；应选择地势较高、排水通畅、空气通畅和环境安静的地段。

3.档案馆的建筑设计

4.档案室用房

档案室用房一般由档案库房、档案阅览用房和档案人员办公用房组成。

（二）其他保管条件

1.档案装具

我国使用的档案装具主要有：档案架、档案箱、档案柜、密集架。其中，活动式档案密集架在有效利用库房空间、方便管理和密闭等方面具有较好的性能。

2.档案保管设备。

3.档案包装材料。

我国包装档案的材料主要有两种：卷皮、卷盒等。

三、档案库房管理

（一）档案装具的排列编号

1.合理布局。2.避光通风。3.整齐有序。

（二）档案存放

1.档案的排列存放

档案馆对馆藏档案的存放应坚持简便、实用、便于管理的原则，以全宗为单位排列。

档案室的档案，一般根据档案的种类实行分类排列，将同一类别的档案集中存放在一起。

2.档案存放位置索引

档案存放位置索引是以表册或卡片的形式记录和反映档案在库房和装具中存放次序的管理工具。档案存放位置索引有两体例：一是指明档案存放位置的索引；另一种是指明库房内装具所存放档案的索引。

（三）档案管理的应急处置

档案管理的应急处置，是指由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序，需要采取应急措施加以处置的工作。

1. 档案管理的应急处置预案

2. 档案管理的应急处置措施

四、档案保护

（一）库房温湿度的控制

《档案馆建筑设计规范》对于档案库房的温湿度标准作出规定，温度为14℃～24℃；相对湿度为45%～60%。库房温湿度的控制方法很多，主要是通过密闭、通风，结合增温、降温、增湿、降湿等措施，使库房温湿度控制在标准范围内。

1.密闭

密闭是库房温湿度的控制的基础。。

2.通风

（二）库房的“八防”措施

库房的“八防”措施通常是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗，它们是保障档案实体安全的主要防护措施。

1.防火

档案库房装具应采用金属柜架，库房照明灯具及其他电器时，要保证材质、性能上的安全性，安装时必须按照规范操作，保证线路的安全。

2.防光

档案库房一般应使用白炽灯为照明光源。

3.防霉

灭菌的方法可以分为两类：一类是物理灭菌法，包括有冷冻真空干燥灭菌、真空充氮灭菌、微波灭菌等方法；另一类是化学灭菌法，包括酒精灭菌、臭氧灭菌、甲醇灭菌、环氧乙烷灭菌等方法。

4.防虫

杀灭害虫的方法有物理方法和化学方法物理两种，物理方法主要有低温杀虫、高温杀虫、射线辐照射杀虫、气调杀虫等；化学方法主要是采用熏蒸杀虫剂来杀灭害虫，常用的熏蒸杀虫剂有硫酸氟、磷化铝、环氧乙烷等。

（三）档案修复

档案修复是指使受损或退变档案恢复或接近原有特征，或对其进行加固的过程，是一项抢救性的保护措施。纸质档案修复技术主要包括去污技术、去酸技术、加固技术、修裱技术、字迹恢复与显示技术等。

一、思想观念的创新是工作内容创新的前提，对档案管理的科学化具有重大意义。

创新思想是行动的先导，它直接影响了实际工作创新及工作效果;同样，思想观念的创新是管理创新的前提，管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想，观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标，逐步改变以往“重藏轻用”的落后观念。这就要强化两种意识。一是要有积极的信息转化意识。

　　二、管理模式的创新。

随着档案工作的不断进步和发展，结合工作实际，不断创新管理模式。我们可以在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，这样也便于推行部门立卷工作。在平时的工作中，也要善于思考，针对工作中出现的问题，做一些改进和创新，这样也可以起到事半功倍的效果。

　　三、管理人员的创新。

档案管理工作的创新，应是以人为主体的创新，归根到底要依靠“人”来推动，同时也是为了促进“人”的更好发展，从而实现档案事业的可持续发展。

　　进行三个方面的培养：

　　(一)培养敬业精神。

敬业是创新精神的基础。档案工作者要热爱事业，积极思考问题，勇于提出改进工作的意见和设想，而且不满足于一得之功、一孔之见，不断进行档案工作的探索和创新。

　　(二)培养独立思考的习惯。

档案工作者要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在此基础上敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。

　　(三)培养求实的科学精神。

档案工作者要准确把握所面临的新形势和自身发展的新情况，学习总结一切创造性的先进做法和成果，用求实创新的精神把握档案事业发展规律，勇于探索和实践，有效地开创性地开展工作。随着高新技术的广泛应用，如何更好地创新服务，需要我们在实践中不断学习和研究。

1 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

2 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

3 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。

4 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

5 批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。

6 凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

7 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

8 汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

9 劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

10 声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

11 题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

12 技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。

一、 转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国 民经济和社会发展的宝贵战略资源。

二、应建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。另外，在电子档案使用过程当中，我们也应注意到一是电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。二是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理；相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

三、提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化

现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：首先，档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须学习、学习、再学习，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。作为档案管理工作者，应看到自身素质与新形势对档案工作需要的差距，以时不我待的精神状态抓紧自身的学习提高，尽快使自己成为合格的档案工作者。随着设备的更新和引进，档案管理部门既要注重引进具有丰富档案专业知识和实践经验，精通业务的各种人才 ，又要注意引进相关学科的专门人才，合理调整档案工作者的专业结构、年龄结构和知识结构。另一方面也要加强对原有工作人员的培训和知识更新，使更多的人熟悉和掌握有关现代化管理技术，科学地管理档案。

一、我国企业档案管理存在的问题

　　(一)管理者缺乏对档案管理工作的重视度

管理者的学识、眼界以及素质，是构建企业文化的核心。而在很多企业当中，由于管理者只注重市场发展及利益方面，而忽略了档案管理这一问题，促使很多档案管理部门如同虚设，并未充分发挥其作用与功能。随着时代的更迭、经济的进步，市场竞争愈发激烈，在这样的背景之下，加强对档案管理工作的重视已经成为企业立足、发展的根本，企业管理者应给予其高度重视。

　　(二)缺乏完善、有效的档案管理制度

在当今社会上，大部分企业均缺乏完善、有效的档案保密制度、外借制度、保管制度、整理制度以及收集制度等。虽然有些企业管理者意识到了档案管理的重要性，然而，由于投入力度不够，在人员聘任、执行力以及制度的建立等方面仍然不尽人意;有些企业虽然建立了档案管理制度，但是时常会发生缺乏借阅手续、档案丢失、整理资料不及时等现象，还有一些资料与数据被人为涂改，对档案的利用价值、有效性及真实性存在重要影响。

　　(三)缺乏信息化、现代化的档案管理机制

随着时代的更迭、经济的进步，现代化科技手段亦得到了长足的发展，然而，由于缺乏灵活的数据传递系统，促使档案管理部门形同虚设，其工作质量及效率始终难以提升。其中，缺乏先进的系统及技术支持;未能建立完善、规范化的管理系统是缺乏信息化、现代化管理机制的主要因素;除此之外，有些企业虽然建立了健全的管理系统，也给予档案管理工作高度重视，却由于未制定配套的管理政策，导致执行力不够，从而降低了档案管理工作的实际质量及效率。

　　(四)档案管理人员的素质、学识良莠不齐，对管理工作存在重大影响

现阶段，由于社会主义经济市场的完善与发展，很多企业对内部的投产方式及经营模式进行了大范围的变革，尤以油田企业为最，通过重组企业人资部门，聘任了很多刚刚毕业的大学生，然而，由于缺乏正确的认识，企业也并未着重培养，并未充分发挥出档案管理工作的职能及作用，导致企业信息及数据的记录、存储与处理始终处于较低的水平。

　　三、企业档案管理优化措施

针对档案管理存在的问题，企业应在发展生产技术与生产规模的同时，加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，全面提升企业档案管理工作水平。

　　(一)加强档案管理人员素质建设与能力培训

在过去，由于科技手段发展的不成熟，档案管理工作极为繁琐、复杂，仅凭人工的力量完成，加大了员工的工作量。随着时代的发展、信息化的进步，企业引进了现代化办公技术及先进的管理设备，加之员工的有效配合，不仅减少了以往反复的工作内容，亦提高了档案管理的质量及效率。

简单来说，虽然如今已引进了现代化、智能化、信息化的档案管理设备及体系，但是，仍然需要员工辅助管理，通过增强设备和员工的配合力度，来提高档案管理工作的质量及水平。由此可见，档案管理人员的学识、管理能力以及综合素质极为重要。

企业应秉承“公正、公平”原则，系统、全面的评估档案管理人员的专业学识、管理能力以及综合素质，并将其归类，通过开展培训教育活动，来提升其管理能力及综合素质，令其快速了解档案管理实质及技术方式。聘请专业知识丰富、综合素质高的档案主管，对档案管理工作进行全面、有效的安排与指导;

除此之外，还需定期开展培训活动，了解每一位成员的能力、学识水平及擅长的业务类型，充分挖掘员工的`潜能，为其提供展示自身才华的舞台。与此同时，还应增强员工的法律意识，拓宽其眼界及知识范围，从根本上提升他们的工作素养、业务能力及文化水平。并通过实践锻炼、相互交流指导等途径增强教育和培训效果。

　　(二)建立信息化档案管理体系

企业应从多个角度对自身的工作模式、运营特点及业务类型进行整合与分析，并在此基础之上，对传统的档案收集、归类、整理及处理模式进行专业性调整，促使其快速过渡于服务人性化、管理网络化、存储数字化、分类细致化、采集自动化这一方向，建立健全的、规范的档案管理制度，提升其办公智能化、自动化水平，实现档案管理工作的系统化、电子化及网络化。现阶段，OA系统因其自身的优势，而深受各大企业的青睐，能够定期将系统内生成的信息及数据传递到档案管理系统之内，并自动完整归档及整理工作，确保信息传送精准、及时、高效。

在建立、完善及调整档案管理系统的过程中，应按照企业档案检索目录要求、文化特征、投产运营模式以及管理特点，参考其他企业或地区建立检索目录的成功检验，建立独具企业特色的档案检索目录，并以此来实现信息的永久保存、及时传递以及高效交流。

　　(三)创新工作思路，适应新形势下档案工作的新要求

企业档案保管的目的是为了利用，而档案管理又是一项复杂的系统工程，这就要求档案管理人员要不断更新思想观念，解放思想，破除守旧的工作思想观念，要及时换脑筋，破除自我封闭，因循守旧，安于现状的旧观念，树立敢想"敢闯"积极主动大胆开拓工作精神。

作为企业专职档案管理人员，通过加强学习和日常工作的实践总结，必须要有扎实的业务功底和较强的管理能力和服务意识，不仅要熟悉档案业务工作的各个环节，而且还应掌握各门类档案的管理方法，夯实理论基础;勤总结、勤改进，不断创新，不断为企业档案工作注入新的活力和动力，坚持以利用为中心的业务指导思想，拓展企业档案工作的新领域走向经济建设的主战场。

就目前而言，创新可以说是提高企业竞争实力、合理配置资源不可缺少的重要因素，因此，企业管理者应给予其高度重视。传统的档案管理制度、模式及观念，过于陈旧、单一，已无法充分满足企业可持续发展的需要，所以，创新已经成为一种必然趋势。

可通过运用现代化、网络化手段，分析当前已有的档案内容，并对其进行归类与综合，及时在企业局域网发布与档案相关的信息与公告，便于资源的共享，可从根本上提高企业对档案的利用水平。

　　三、总结

总而言之，档案管理可谓是企业管理不可缺少的一部分，亦是推动企业现代化、网络化发展的重要力量。所以，企业档案管理工作与企业管理同步发展，只有做到同步发展，才能有效的开发档案信息资源，确保档案资源能够更好有效为企业的各项工作服务。

企业档案是企业重要的知识资源，档案管理是知识资源管理的重要内容。企业档案工作如何顺应形势发展的需要，调整工作重心，使宝贵的信息资源多途径的、多形式的开发编研，尽快转化为生产力，使档案管理走向知识资源管理，是新时期摆在企业档案工作面前的新问题。

一、知识管理

知识管理是指为了提高企业竞争力而对企业内部和外部的各种信息、知识进行有效的识别、全面的收集、科学的加工和充分的运用；并通过促进知识和知识共享，鼓励知识创新、实现知识增值。它是利用企业的集体智慧来提高企业的应变能力和创造能力。

知识资源管理不但要对信息和人进行管理，还要将信息和人连接起来进行管理，要将信息处理能力和人的创新能力相互结合，增强企业组织对环境的适应能力。知识资源对于当今企业具有举足轻重的作用。

知识和管理缺一不可，抓不住知识的管理只能是眉毛胡子一把抓；而没有管理技能，则企业就可能像没有记忆的人一样。从现在来看，档案是过去积累下来的和今后将产生的，显然在管理上应是不同的。要开展大中型企业档案知识管理，就必须搞清楚企业档案知识资源的内容、形式、特点，才能找到档案知识管理方式和过程。

二、知识管理的意义

首先，作为一种新的管理思想和方法，知识管理对企业战略、管理模式、人力资源管理、信息管理等方面都有不同程度的影响。随着企业知识管理的加强及信息技术的不断运用，档案管理的职能也在发生相应的转变，主要体现在：从对档案实体的管理转向对档案内容即知识的管理，并强化对档案知识的开发利用，实施档案管理的智能化服务，实现企业档案知识资源的共享。档案人员必须转变观念，将档案管理真正看成是企业知识管理的整体要求和规划下完善档案管理职能，职能的转变赋予企业档案职业更新的内容，同时也带来档案人员角色的转变。

其次，传统企业档案管理重保管轻利用，通过查卷、借阅、复印等落后的手段，被动地提供简单、浅层次的'档案服务，不能充分地满足用户对信息、知识的需求，即使进行大量的编研，但是受档案人员能力的影响，编研材料的广度、深度不够，不能有效地为企业各项生产、经营、管理活动服务。而知识管理强调借助先进的信息技术，通过现代化、智能化、人性化的手段，主动地为用户提供高级、深层次的信息。知识服务最终实现知识的价值，提升企业的核心竞争力。知识管理对知识服务的强调和价值创造的关注促进档案资源的开发利用，从而提升档案管理的价值，提升档案管理机构与人员在企业组织体系中的地位。

三、目前企业档案资源管理存在的问题

1.观念问题。在相当长一段时间里，企业档案管理局限于收集、保管以及被动利用，档案部门采取你查我调，你索取我提供的方式，不善于主动服务，弱化了档案信息资源的开发与利用。收集整理依然是档案管理者的事，这需要大量的专业人才，也需要耗费大量的时间。

2.方式陈旧。大多数企业档案部门，在档案的收集、整理、编目、统计和利用等方面都是靠手工处理，提供利用的速度慢、效率低，很大程度上影响信息资源的开发利用，传统的从人、财、物、力管理模式和方式已经无法适应现代企业的要求。

3.档案知识产品开发利用不及时。就知识类的档案而言，知识是随实践变化的，需要在实践中应用、检验、优化、提高、创新。但在目前的档案管理中，只是收集相关的信息，没有真正地将其加工、开发成为知识库的产品。

四、企业档案管理的趋势和目标

以信息技术为代表的新科技革命日新月异，改变着我们的工作方式和习惯。档案是企业生产经营活动有价值的历史记录，是企业的知识财富。应用计算机技术，有助于深层次挖掘档案潜在的价值，减少繁琐的手工操作程序，提高档案管理的利用效率，更好地为企业生产管理工作提供利用。

1.档案管理技术需要快速提升。随着企业信息化程度的提高，企业的生产、经营方式正逐步走向自动化、智能化，信息技术在企业生产、管理中的大量应用又为企业的档案管理提供了一个很好的转变契机，促进企业档案管理从传统的实体管理向信息技术发展，向积极开发档案信息资源，挖掘档案中知识的方向转变。所以，我们必须积极利用各种信息技术，开发具有数据分析和决策支持功能的档案知识管理系统，推动企业知识管理水平的提高。

2.档案知识智能化服务意识需要大力加强。企业档案知识管理的最终目标就是实现档案知识产品的加工共享，提供优质、高效的档案知识服务，这是档案部门参与企业经营主业的切入点。信息技术的发展为企业档案管理提供了新的发展契机。档案人员要构建企业的知识管理库，将企业内部原本各自封闭的信息连接起来，积极主动地为用户提供档案知识服务，加强档案人员服务意识。

3.提高档案人员素质。档案现代化事业是否适应企业的发展，关键在于是否拥有一支高档次的档案人员队伍。档案管理部门应把培训工作提到日程上，抓好档案管理人员的培训。档案人员除具备本专业的知识外，还要掌握档案发展的趋势和与档案信息工作有关的新知识。有一支强有力的档案工作队伍，档案就可以得到科学管理，档案信息资源才可以得到合理的开发利用。

随着以建立现代企业制度为目标的企业改革日益深化，以现代信息技术应用为基础的企业信息化进程日益加快，知识和信息正在成为企业经济增长的最重要的源泉。知识管理在企业价值提升的过程中扮演着最为关键的角色，知识资源管理的目标就是快速方便的访问所需要的信息和知识，确保企业管理、产品生产、经济活动有效高速地运行。

随着档案信息化建设的推进和服务社会化的拓展，维护档案安全的难度越来越大、任务越来越重。唯物辩证法告诉我们：任何事物都有它的两面性。在信息社会，由于电子档案提供利用方法多样化和所依赖技术多种化，导致利用工作的复杂化。电子档案在带给我们比纸质档案的利用更方便、更快捷以及资源共享的同时，也因它的特性向我们提出了一系列的管理难题。如果不能有效解决这些难题，具有原始性、唯一性的核心信息资源的丢失和损毁，将给企业带来难以估量的损失。

随着社会民主与法制的深入以及企业民主管理和企务公开的深化，企业员工乃至广大群众对企业档案的利用需求不断加大，而档案的特殊性又决定了档案不能简单地走入市场，企业档案工作如何对待利用与保密的关系，适应市场经济的新形势，这是档案工作面临的一个较为棘手的问题。在推进档案信息化建设和开放档案资料的过程中，基于全方位对外开放和涉密领域点多、线长、面广的特点，企业领导和档案人员，要绷紧保密这根弦。应从对历史负责、对党和国家事业负责的高度来认识和做好档案安全保密工作，从建立制度、制定标准、落实技术措施等方面入手，对企业档案进行有效管理。对凝聚着企业集体智慧和心血的创造发明专利、科研成果、核心技术等无形资产的档案，要切实做好保密和保护工作。要积极配合和协助企业的保密机构，加强对电子文档和计算机信息系统的管理，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等现象，采取与系统安全和保密等级要求有关的防范对策。制订网络设备安全保证，数据安全保证，操作安全保证，身份识别方法等相应规则或采取必要措施，有效的保证企业档案的安全，为企业的发展提供安全、有效的服务。

企业档案是企业管理工作的一部分，必须适应现代企业和新时期发展的需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度。企业档案工作和其他方面的工作不同，不是只局限于某一领域的活动，也不仅仅是档案工作人员的事情，而是需要企业所有部门中所有成员共同参与才能取得成效的一项事业。企业没有创新就没有活力和希望，档案工作也是如此。因此，档案工作人员亦应创新思路，开拓档案管理的各项功能,并积极探索和体现观念、机制、管理的创新。

同时是企业发展的历史见证，也是科技、文化、知识的积淀，它在企业管理中具有不可替代的作用。特别是在当前新形势下，面对信息化时代带来的机遇和挑战，档案工作者必须跟上时代的节拍，在档案管理实践活动中，提高个人素质，积极探索新的管理方法，升华管理理念，摆脱困惑，使企业档案工作与企业的发展和创新保持同步，使个人的努力与企业提供的档案资源形成合力，不断提高企业档案管理工作的质量，使企业档案的内在价值最大化，为企业的健康、持续发展保驾护航。

首先，完善企业档案管理的成本控制理念。只有加强企业档案管理的成本控制理念，才能够让档案管理人员在管理的过程中提高节约意识，加强对成本的控制，尤其是在使用材料或者是设备的过程中，能提高对设备进行维护和管理，能减少材料的浪费，尤其是纸张的浪费，从而有效地缩减成本。所以，最重要的就是提高企业的档案管理人员的一种成本控制的理念，本着节约的态度开展档案管理工作。

其次，加强档案人员的素质，严格档案管理的流程，避免成本支出。只有加强档案管理人员的素质，才能够在保证档案管理工作的正常开展下使用最少的工作人员，让每一位员工都能够积极发挥自己的一份作用，加强分工和合作，把档案的管理工作有序的开展好。这样就可以缩减档案管理成本中人工费用的支出。所以，企业要不断加强培训和学习的力度，通过培训让现有工作人员提高方案管理的技术和所需的技能，在工作中能够更加有效率的、保质保量的完成档案管理的一系列工作，更加科学的设置档案流程，不拖拉，不推诿，提高档案管理的各项工作。

最后，建立成本控制预算，提高档案管理的科学性。只有建立了档案管理成本的预算，才能够使得档案管理工作开展的过程对于成本的投入有一个概念，从而在管理中缩减不必要的开支，尤其是一些重要支出，比如说设备的更新等，一定要提前上报计划和预算，才能够保证在档案管理的过程中成本得到严格的控制，缩减开支，维护企业的经济利益。

1、配备专职人员和齐全的管理设施

档案管理工作是细致又繁琐的工作，必须配备合适的专职管理人员，要求工作细致，做好保密工作，有较强的工作责任心。同时配备档案室、多功能档案橱柜、计算机，档案管理工作必要的办公用品及电子设备。从而使档案管理工作方便轻松、高效、便捷，对档案数据统计分析也大大缩短了时间。

2、提高企业档案管理人员的素质

企业档案管理人员的业务能力的素质水平直接影响到企业档案管理工作的质量和效能，充分调动档案人员的积极性，充分发挥档案人员的主观能动性，努力学习业务知识，定期开展业务培训和外部交流学习，不断提高档案人员的知识理论水平和业务技能。

由于档案种类和载体的多样化，档案管理设备的现代化和信息化，需要尽快引进一些技能熟练掌握计算机和信息技术，又能熟悉档案专业知识的人才，同时对现有相关人员进行相关业务培训，全面、及时地提高档案管理人员的素养和技能，通过平衡和提高员工的人才结构和知识结构，形成合力高效的人才团队，从而使企业档案管理工作更上新的台阶。

3、严格执行档案管理制度

企业档案具有政治性和机密性的特点，不能随意公开和向外扩散。为确保企业档案的安全，严守企业档案的秘密，充分体现档案的严肃性和权威性。档案管理部门要建立严肃的工作纪律，加强制度建设，不断提高员工档案管理的规范化水平。建立健全企业档案收集制度、建立归档制度、查(借)阅制度、转递制度、检查核对等制度。在档案材料收集补充、查、借阅、档案库房管理、保密等都有章可循、有据可依。

4、企业档案的信息化建设

企业的档案管理工作主要包括“实体管理” 与“信息开发利用” 两大方面。即以企业的档案实体管理为基础，以信息的开发为宗旨和方向，为企业的各项工作提供凭证和参考作用。但是，据调查表明，占企业所有知识46% 的企业档案中蕴含的知识，“被很好地归类，并及时提供给需要这些知识的人，从而发挥作用的只有12% 。”企业档案蕴藏着大量可待开发挖掘的隐含知识，因此，企业档案管理工作面临的问题不仅仅开发企业档案的显在信息，更为重要的是发掘档案中的隐含知识，将这一部分知识转换成显在知识，实现企业的知识共享和知识创新。从这个角度来说，企业的档案管理和知识管理具有共同的目标和动机。

5、进一步加强争先创新意识

企业档案的价值在于利用，是通过服务社会取得实效来体现，档案管理工作作为一项基础性工作，服务性强，以往是坐等利用者上门，我们被动提供服务模式，很难适应改革发展的新形式，这就要求档案人员发挥主观能动性，化被动为主动，主动上门服务，并简化档案的利用手续，推行档案利用一条龙服务，为需求者提供准确有效地服务。

我们要不断总结新经验、新做法，结合档案部门的工作实际情况从经济社会发展的需要出发，根据实践发展的要求，及时修正不合时宜的制度，并将符合实际需要的新经验和做法以制度的`形式固定下来，依据制度管人理事，推进工作制度化、规范化、程序化。以创新服务水平、更新服务观念、深化服务内容、优化服务方式、服务水平为目标，密切关注重大活动、重大事件，准确把握档案工作的重点、热点，及时、主动地管理好档案，努力实现档案管理在理论上、体制上的创新，从而使档案管理工作及时跟上时代步伐。

档案管理工作的目的是为了更好的提供利用，而提供利用则是实现档案价值的最佳途径，经济效益和社会效益是档案具体体现。在新形势下，档案工作更应跟上时代步伐，掌握现代化先进技术和精湛的业务技能，进一步凝聚共识、凝聚力量，把十八大精神落实到档案工作上来，埋头实干，全面推进档案事业的健康、持续、快速发展，为早日实现“中国梦”贡献自己的全部力量。

6、结语

企业档案是一种重要的知识资源，是企业各项决策的依据以及为企业赢得信誉的基础，是与企业同步发展的无形资产.因此，企业档案管理是企业管理的重要组成部分和基础工作，在企业发展过程中，要充分认识到档案管理现代化和信息化建设的重要意义，从而在日常的管理过程中积极去应对和解决各种可能出现的问题，求实创新，使企业档案管理工作更加科学化、高效化、现代化和规范化，从而进一步推动企业的快速发展。